Bevor ein neues Projekt gestartet wird ist es sinnvoll zu schauen:
- Würdigung dessen was bisher da ist und gut ist
- Definieren was Probleme bereitet, oder welche Visionen es gibt
- Welche eigenen Erwartungen, Wünsche, Bedürfnisse gibt es?
- eigene Ängste und mögliche Ängste bei Betroffenen Raum geben und berücksichtigen
- Bedenkenträger am Besten mit einbinden, zumindest die vorgebrachten Bedenken zur kritischen Überprüfung der eigenen Planungen nutzen
- Transparenz/Kommunikation nach Innen und Außen festlegen und umsetzen
Grundlagen für ein erfolgreiches Projekt
- klare Ziele
Die gemeinsam vereinbarten, konkreten Ziele schriftlich fixieren. - kompetente Projektleitung
Projektleiter brauch vor allem Führungsqualitäten und sind entsprechend auszuwählen. Damit sie agieren können brauchen sie klare Befugnisse. - klare Zuständigkeiten
Projekte müssen von vornherein in klar abgegrenzte, realistische Arbeitsschritte gegliedert werden und gleichzeitig die definierten Schritte auf die Teammitglieder verteilt werden. - klare Zeitvorgaben
Damit alle Beteiligten immer wissen bis wann sie was erledigt haben müssen sind klare Zeitvorgaben wichtig. Vor Ablauf der Erledigungsfrist kann eine freundliche Nachfrage über den Erledigungsstand hilfreich sein. So kann ggf. noch frühzeitig reagiert werden wenn es zu Verzögerungen kommt, oder die Erinnerung hilft einfach nur, die gerade notwendige Aufgabe in der Priorität nach (wieder) nach vorn zu verschieben. - regelmäßige Unterstützung(sangebote)
Es kann sehr hilfreich sein, wenn die Projektleitung immer wieder mal feedback gibt, wie das Projekt gerade läuft und wo jeder steht, es sei denn die Teaminterne Kommunikation funktioniert einwandfrei. Über diesen Austausch kann sich ggf. notwendige gegenseitige Unterstützung ergeben. - offener Umgang mit Risiken und Fehlern
Risiken die erkannt werden, sind umgehend anzusprechen, und auf ihre Auswirkung(en) auf das Projekt zu betrachten. So können im Bedarfsfall frühzeitig Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Eine gute Fehlerkultur ist dringend notwendig. Dabei werden Fehler offen und ehrlich angesprochen und nur von der Seite aus betrachtet, wie zukünftig solche Fehler möglichst vermieden werden können. - offene Dokumentation des Projektes
Vom Start weg ist eine Dokumentation des Projektes bis zum Abschluss wichtig, und zwar so, dass jedes Teammitglied jederzeit Zugriff auf dieses Dokument hat.
Wenn klar ist wohin „die Reise“ geht ist es wichtig das Ziel in überschaubaren Etappen mit klaren Verantwortlichkeiten zu planen und in Folge umzusetzen. Während einer Projektphase ist es weiterhin wichtig in regelmäßigen Abständen einen Abgleich von ist und soll durchzuführen – und ganz wichtig, dass jeweils bereits erfolgreich erreichte gebührend zu würdigen (feiern).
Soll ein Projekt in den politischen Raum gegeben werden, so ist es sinnvoll die Projektvorstellungen gemäß den dort üblichen Punkten aufzulisten und zu beschreiben:
A Problem
B Lösung
C Alternativen
D finanzielle, personelle, klima- und mitweltschutzrelevante Auswirkungen
E Beteiligung (welche Gremien sind betroffen und welche müssen darüber abstimmen)
F Öffentlichkeitsarbeit
G Beschlussvorschlag